Uitzendbureaus spelen een cruciale rol bij het ondersteunen van bedrijven en arbeidsmigranten. De ET-regeling helpt daarbij. Met de ET-regeling kunnen uitzendbureaus voordelen bieden aan arbeidsmigranten en tegelijkertijd kostenvoordelen voor zichzelf behalen. Nocore helpt uitzendbureaus om de complexiteit van deze regeling te begrijpen. Dit doen we door het bieden van advies, maar ook door onze softwareoplossingen die de toepassing van de ET-regeling vereenvoudigen.
De kern van de ET-regeling
De ET-regeling biedt fiscale voordelen voor zowel uitzendbureaus als arbeidsmigranten die tijdelijk in Nederland werken, waarbij ET staat voor ‘extraterritoriale kostenvergoeding’. Deze regeling maakt het mogelijk om de extra kosten die arbeidsmigranten maken doordat zij in Nederland werken onbelast te vergoeden. Denk aan reiskosten voor thuisbezoek, verblijfskosten en de kosten voor levensonderhoud. Een deel van het brutoloon is dus uit te ruilen tegen netto vergoedingen voor deze extraterritoriale kosten. Het biedt een netto voordeel voor de werknemer door lagere loonheffingen en verlaagt de loonkosten voor de werkgever.
Voorwaarden en naleving van de ET-regeling
Vanwege de aard van de ET-regeling – het inleveren van belast loon in ruil voor een onbelaste vergoeding – is deze omgeven met strikte voorwaarden en regels die zowel door de belastingdienst als door cao-partijen worden gehandhaafd. Daarnaast moeten vergoedingen voor extraterritoriale kosten gericht vrijgesteld zijn. Dit is alleen mogelijk als de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.
Om de ET-regeling toe te mogen passen moeten uitzendbureaus een schriftelijke vastlegging hebben in de uitzendovereenkomst. Ook moeten zij een Nederlandse ziektekostenverzekering aanbieden aan de arbeidsmigranten.
Bij het uitruilen van loon moeten uitzendbureaus er daarnaast voor zorgen dat het loon na uitruil niet lager is dan het minimumloon. Dit klinkt logisch, maar dat is in de praktijk vaak lastiger door te voeren dan gedacht. Dit is een algemeen geldende voorwaarde, en in de uitzend-cao zijn nog enkele strikte voorwaarden opgenomen. Zo mag van het loon en de toeslagen voor overwerk, onregelmatigheid, compensatie-uren en bovenwettelijke vakantiedagen maximaal 30% worden uitgeruild. Daarbij mag de vergoeding niet hoger zijn dan de werkelijke kosten en de uitruil mag niet meer bedragen dan 81% van de kostenvergoeding.
Naleving van cao en wet- en regelgeving
Het is belangrijk dat de ET-regeling niet alleen fiscaal toelaatbaar is, maar ook in lijn is met dwingendrechtelijke bepalingen. Regelgeving uit het Burgerlijk Wetboek in het kader van de arbeidsovereenkomst, evenals de Wet minimumloon en vakantiebijslag, stellen duidelijke grenzen waarbinnen uitruil kan plaatsvinden.
De naleving van deze complexe regels kan lastig zijn. Uit ervaring zien wij dat uitzendbureaus hier vaak tegenaan lopen. Onze software ondersteunt in het navigeren door de complexe juridische regels, doordat deze regels automatisch worden toegepast in de berekening. Dit maakt het toepassen van de ET-regeling een stuk eenvoudiger.
Wat en waarvoor mag er worden uitgeruild?
Er mag uitgeruild worden voor de kosten van dubbele huisvesting, extra reiskosten van en naar de woonplaats in het land van herkomst, en de extra kosten van levensonderhoud. Wat verder belangrijk is in de toepassing van de ET-regeling is dat de werknemer aantoonbaar buiten Nederland woont en daadwerkelijk extra kosten van huisvesting maken om in Nederland zijn werkuren te kunnen maken. Hierbij moet duidelijk zijn dat de werknemer is geworven door een buitenlands wervingsbureau en op een wervingslijst staat.
Hieronder gaan we verder in op de verschillende onderdelen die opgenomen zijn in de ET-regeling.
Reiskosten voor thuisbezoek
Buitenlandse uitzendkrachten hebben het recht om periodiek naar hun thuisland terug te keren. Dit betekent echter extra kosten voor reizen van en naar hun thuisadres in het land van herkomst. De regeling biedt een tegemoetkoming voor deze extra kosten.
Om de compensatie te ontvangen moet de uitzendkracht kunnen aantonen dat ze de reis hebben gemaakt en wat de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn.
Extra uitgaven voor het leven in Nederland
Het leven in Nederland kan duurder zijn dan in het land van herkomst van de arbeidsmigrant. Dit resulteert in extraterritoriale kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. De hoogte van deze vrijstelling wordt per land berekend en vastgesteld, waarmee per gewerkte dag wordt bepaald hoe hoog de vrijgestelde vergoeding mag zijn. De maximale vergoedingen worden opgenomen in de cao voor uitzendkrachten. Ook worden de bedragen jaarlijks gedeeld op Werkgeverslijn.
Vergoeding voor dubbele huisvestingskosten
De grootste post binnen de ET-regeling met de hoogste grondslag is de vergoeding voor dubbele huisvesting. Dubbele huisvestingskosten binnen de ET-regeling verwijzen naar de situatie waarin buitenlandse werknemers zowel in hun thuisland als in Nederland kosten maken voor huisvesting vanwege hun tijdelijke werk in Nederland. Om tegemoet te komen aan deze dubbele last staat de ET-regeling toe dat werkgevers een deel van het brutoloon van de werknemer uitruilen tegen netto vergoedingen voor deze dubbele huisvestingskosten, zonder dat dit leidt tot belastbaar inkomen voor de werknemer.
Een bijzonder aspect van de regelgeving rondom huisvesting is de mogelijkheid om tot 25% onder het wettelijk minimumloon (WML) in te houden op het loon van de arbeidsmigrant voor de kosten van huisvesting. Deze inhouding is alleen toegestaan als de huisvesting voldoet aan de door Stichting Normering Flexwonen (SNF) gestelde normen. Naast dat huisvesting voor buitenlandse arbeidskrachten comfortabel en veilig moet zijn stelt deze normering kwaliteits- en locatie-eisen aan de huisvesting. Voldoet de huisvesting niet aan deze normen, dan is een dergelijke inhouding op het loon niet toegestaan. Dit zorgt ervoor dat arbeidsmigranten toegang hebben tot goede huisvesting zonder onredelijk financieel belast te worden.
Bij Nocore hebben we functionaliteiten in onze software geïntegreerd die de naleving van deze regelgeving ondersteunen. Onze software kan bijvoorbeeld automatisch berekenen of de inhouding van huisvestingskosten binnen de toegestane grenzen blijft, rekening houdend met het WML en de status van de huisvesting ten aanzien van het SNF-keurmerk. Hierdoor helpen we uitzendbureaus bij het efficiënt beheren van de administratie rondom huisvestingskosten, waarbij ze ook voldoen aan de wettelijke vereisten.
Inkomensgarantie en de ET-regeling
Inkomensgarantie is een belangrijke factor rondom de ET-regeling. Deze wet zorgt ervoor dat werknemers verzekerd zijn van een minimuminkomen, ongeacht de fluctuaties in het werkvolume. Vooral in de eerste maanden van hun verblijf kan dit voor zowel stabiliteit als zekerheid zorgen. Voor uitzendbureaus is het belangrijk om deze garantie correct toe te passen om te voldoen aan wet- en regelgeving. In de software van Nocore vullen wij dit bedrag automatisch aan. Dit is per medewerker aan of uit te zetten.
Waarbij kan Nocore helpen?
Door automatisering nemen wij het rekenwerk en de complexe regels rondom de ET-regeling en inkomensgarantie volledig uit handen. Onze software zorgt er dus voor dat uitzendbureaus conform wet- en regelgeving kunnen handelen, zonder zich zorgen te hoeven maken over de moeilijke administratieve vraagstukken. Dit brengt mooie voordelen met zich mee voor uitzendbureaus:
- De kosten gaan omlaag omdat loon slim uitgeruild kan worden
- De werknemers hebben een hoger nettoloon
- Uitzendbureaus hebben de zekerheid dat inkomensgarantie correct wordt toegepast
- De software ondersteunt een zo optimaal mogelijke toepassing van de ET-regeling
Wilt u meer weten over hoe Nocore kan helpen met de complexiteit van de ET-regeling en andere diensten? Neem dan gerust contact met ons op. Wilt u meer lezen over hoe wij kunnen helpen bij uitzendbureaus met arbeidsmigranten? Bezoek dan onze pagina over arbeidsmigranten.
Geschreven door: Rob van den Hoogen
