Hanno van Arem (Directeur Head Staffing): ‘’Door de samenwerking met Nocore hebben we zeker een tijdsbesparing van 30% gerealiseerd’’
Sinds 2022 werkt uitzendbureau Head Staffing met de software van Nocore. Zij waren op zoek naar een betrouwbare leverancier om hun verouderde software te vervangen en hun automatiseringsproces te verbeteren. Hanno: ”De software van Nocore heeft onze efficiëntie en compliance aanzienlijk verbeterd.”
Head Staffing is een gespecialiseerde uitzendorganisatie in de foodsector, gevestigd in Nieuwegein. Onder leiding van directeur Hanno van Arem en een team van 30 medewerkers richt het bedrijf zich op de bemiddeling van Europese arbeidskrachten binnen de voedingsindustrie. Met maar liefst 1000 uitzendkrachten draait alles om efficiënte processen. Hanno benadrukt: “We hebben te maken met hoge volumes en lage marges. Automatisering van onze bedrijfsprocessen is daarom noodzakelijk om efficiëntie te bereiken.” Duurzaamheid is ook een belangrijke focus voor het bedrijf vertelt Hanno: “We streven naar een papierloos kantoor. Ook hebben we een volledig elektrisch wagenpark.”
Zoektocht naar een betrouwbare leverancier
Voordat Head Staffing met Nocore in zee ging werkten zij met verouderde software en waren ze op zoek naar de volgende stap in automatisering. ”We zochten een betrouwbare leverancier die goed bij ons past, ook qua bedrijfscultuur. Je wilt eigenlijk niet overstappen naar een nieuw verloningssysteem, dat is ontzettend veel werk. Daarom is vertrouwen heel belangrijk, zowel in het product als de mensen waar je mee samenwerkt,” benadrukt Hanno.
Flexibele kennispartner
”Zo kwamen we bij Nocore terecht, dit bedrijf past bij ons”, gaat Hanno verder. ”We hadden een flexibele partner nodig die snel kan inspelen op veranderingen. De reactietijd van de supportdesk van Nocore is kort en problemen worden snel opgelost. Dit komt met name ook doordat jullie medewerkers kennis van zaken hebben over de branche. Dit draagt bij aan een vlotte en effectieve probleemoplossing. Een snel belletje naar de supportdesk of direct schakelen met een consultant en zaken worden eigenlijk altijd snel opgepakt.”
Hanno schetst de situatie waarin, na het vertrek van hun Hoofd Administratie, een nieuwe collega het systeem snel onder de knie moest krijgen. Hanno: “Dankzij de goede begeleiding van Nocore is dit succesvol verlopen. In deze korte periode konden we met veel vragen bij jullie terecht, waarop snel en effectief werd gereageerd.”
Integratie met Plan4Flex
Een cruciale eis bij de keuze van nieuwe verloningssoftware was een goede combinatie met de planningssoftware van Plan4Flex, aangezien Head Staffing naast de verloning ook de werkplanning, huisvesting en transport voor arbeidsmigranten organiseert. ”Je merkt dat jullie al heel lang samenwerken en een totaalpakket bieden voor uitzendbureaus. De naadloze integratie tussen de twee systemen was voor ons doorslaggevend om voor Nocore te kiezen,” aldus Hanno.
Betrouwbare software
Volgens Hanno is het essentieel dat de software ervoor zorgt dat uitzendkrachten correct en op tijd worden betaald. Dit is cruciaal voor de operationele continuïteit van een uitzendbureau. Hanno: ”We moeten erop kunnen vertrouwen dat we onze uitzendkrachten tijdig kunnen verlonen. Als dat niet gebeurt, is dat de snelste manier voor een uitzendbureau om failliet te gaan. De software van Nocore maakt ons werkproces veel efficiënter. Dit komt vooral doordat het systeem zo is ingericht dat je veel minder snel fouten maakt en dus minder correcties hoeft door te voeren, wat enorm veel tijd bespaart. Het systeem biedt de mogelijkheid om specifieke rollen aan medewerkers toe te wijzen, zodat alleen zij bepaalde onderdelen kunnen bewerken en anderen deze alleen kunnen inzien. Hierdoor worden essentiële fouten voorkomen.”
Verbeterde compliance
Hanno vertelt verder: ”We moeten er daarnaast zeker van zijn dat onze mensen geen cent te weinig betaald krijgen. De software van Nocore zorgt voor een strakke naleving van de cao en de wet- en regelgeving. De WAS (Wet Aanpak Schijnconstructie) wordt bijvoorbeeld heel goed bijgehouden en ook de ET-regeling wordt goed toegepast. Je kunt zaken niet per ongeluk overrulen, dat staat in jullie systeem heel strak. Hierdoor is onze compliance aanzienlijk verbeterd.”
Hanno vult aan: ”Daarnaast blijft Nocore als bedrijf evalueren, dat vinden we belangrijk in een softwareleverancier. Nocore laat zich voeden door de veranderingen in wet- en regelgeving, maar ook door de behoeften van klanten. Dit wordt doorgevoerd in de software.”
Individueel uitzenden en flexibiliteit
Sinds januari dit jaar is Head Staffing ook gaan werken met de Nocore Online omgeving voor hun nieuwe BV. Hanno: ”Met deze nieuwe bedrijfstak richten we ons veel meer op het beheren van individuele uitzendingen om tijdelijke vacatures bij een bedrijf in te vullen, bijvoorbeeld door zwangerschapsverlof. Met Nocore Online hebben we ons werkproces hierop aangepast. We kunnen de uren van medewerkers digitaal invullen en de klant kan deze eenvoudig accorderen. Het is prettig dat je vanuit dezelfde omgeving kunt werken. Het flexibele systeem van Nocore biedt dus verschillende oplossingen om aan de behoeften van onze klanten te kunnen voldoen.”
Conclusie
De samenwerking met Nocore heeft Head Staffing geholpen naar een efficiënter bedrijfsproces. “Door de samenwerking met Nocore hebben we zeker een tijdsbesparing van 30% gerealiseerd, misschien nog wel meer omdat we veel minder snel fouten maken,” zegt Hanno.
Met Nocore als flexibele en kundige partner is Head Staffing goed gepositioneerd om hun groei en succes in de foodsector voort te zetten. Hanno concludeert: “Met Nocore hebben we een toekomstbestendig systeem dat met ons mee kan groeien.”
Weten hoe we u verder kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact met ons op.