Een paar ontbrekende uren hier, een wijziging in de planning daar. Even een medewerker bellen om te vragen wat er precies is gewerkt. Een correctie doorvoeren en later nog een keer controleren of alles nu wél klopt. Los van elkaar zijn het kleine handelingen en lijkt dit eenvoudig. Maar tel ze over een hele werkweek bij elkaar op en urencontrole kost een rayonmanager al snel meer tijd dan je denkt.
Een fout werkt verder door
En al deze handelingen blijven niet beperkt tot de urencontrole. De geregistreerde uren vormen de basis voor processen die daarna komen, zoals verloning en facturatie. Een fout aan het begin van het proces kan daardoor verderop opnieuw voor extra werk zorgen. Hoe meer handmatige stappen er tussen urenregistratie en verwerking zitten, hoe meer momenten waarop gegevens opnieuw moeten worden gecontroleerd, overgenomen of gecorrigeerd.
Maak van de planning het uitgangspunt
Met digitale urenregistratie van Nocore vormen de geplande uren het uitgangspunt. In plaats van uren achteraf bij elkaar te zoeken en gegevens opnieuw over te nemen, werk je vanuit wat al bekend is. Dankzij een realtime planning worden wijzigingen direct verwerkt en blijven de geplande uren actueel. Deze uren worden automatisch ingelezen en de geklokte begin- en eindtijden zijn direct zichtbaar naast de geboekte uren. Afwijkingen worden automatisch gemarkeerd, zodat verschillen snel te herkennen zijn. Na verwerking gaan de uren automatisch door naar de backoffice, waar ze gebruikt kunnen worden voor verloning en facturatie.
Zo hoeft de rayonmanager achteraf minder mutaties door te voeren en houdt hij controle over de gewerkte uren, met minder administratief werk.
Wat leveren correcte uren op?
Minder tijd kwijt zijn aan urencontrole betekent meer tijd voor medewerkers, klanten en kwaliteit op locaties. Maar correcte uren leveren nog iets anders op: betrouwbare informatie over je operatie. Want als je weet hoeveel uren daadwerkelijk op een klant, project of locatie worden gemaakt, kun je verder kijken dan alleen de urenregistratie.
Zijn de uren eenmaal op orde, dan ontstaat de volgende vraag: je weet misschien dat je winst of verlies maakt. Maar weet je ook waardoor? Daar gaan we in de volgende blog verder op in.