Jaimie Fambach (MAS Dienstverleners): werken met digitale werkbonnen levert ons op allerlei vlakken veel winst op
MAS dienstverleners maakt sinds kort gebruik van de module digitale werkbonnen van Nocore Facility Apps. Jaimie Fambach is binnen MAS Teamleider Specialisten, KAM-coördinator en daarnaast Manager Facilitydesk: hét middelpunt van het bedrijf als het gaat om informatie rondom contracten, calculaties en offertes. Vanuit deze rol heeft hij achter de schermen veel te maken met Nocore en Nocore Facility Apps, en heeft het gebruik van de module digitale werkbonnen geïntroduceerd binnen het bedrijf. ‘’Dankzij het digitaliseren van werkbonnen besparen we veel tijd waardoor er minder van de marge af wordt gesnoept.’’
MAS dienstverleners is 25 jaar geleden gestart als schoonmaakbedrijf en is de laatste jaren uitgegroeid tot een betrouwbare en professionele facilitaire dienstverlener met ruim 500 medewerkers. Zij richten zich onder andere op kantoren, scholen en hotels. ‘’Wij hebben verschillende specialisaties in dienst en bedienen klanten door heel Nederland. Door de sterke groei richten we ons meer en meer op duurzaam en efficiënter werken, legt Jaimie uit. ‘’Daar is digitaliseren van bedrijfsprocessen een belangrijk onderdeel in.’’
Gestart met digitalisering van werkbonnen
Een belangrijke stap die het bedrijf een aantal maanden geleden maakte is het digitaliseren van werkbonnen. ‘’Tot nu toe werken vier van onze schoonmaakspecialisten met de app. Vanuit de backoffice wordt de werkbon in Nocore Facilitair aangemaakt en doorgestuurd naar de fronttoepassing, oftewel de mobiele app van Nocore Facility Apps. Onze werknemers ontvangen op deze manier direct de werkbon op hun mobiel of tablet. De uren, opmerkingen, foto’s en handtekening van de opdrachtgever kunnen zij vervolgens terugkoppelen in de app. Dat werkt veel efficiënter dan werken met papier.’’
Verbetering bedrijfsproces
Jaimie legt uit dat zij binnen MAS dienstverleners op kleine schaal zijn begonnen met de module digitale werkbonnen, om het proces eerst goed onder de knie te krijgen. Nu willen zij het verder uit gaan rollen bij een andere BV, MAS Zone 3. ‘’De afdeling Onderhoud valt onder deze tak van het bedrijf en zo’n 20 medewerkers zullen dan met de app gaan werken. Dat gaat nog veel meer winst opleveren op allerlei vlakken. ’’Enerzijds is dit een praktische overweging, geeft Jaimie aan. ‘’Dit najaar verhuizen wij terug naar ons oude pand. Hier zijn veel minder parkeerplaatsen dan de locatie waar we nu zitten. Als alle werknemers de werkbonnen op moeten komen halen en later terugbrengen geeft dit problemen door de beperkte parkeerruimte.’’
Efficiënte administratie en meer inzicht
Maar werken met digitale werkbonnen levert volgens Jaimie veel meer voordelen op. ‘’In de administratie gaat deze digitaliseringstap veel tijdswinst opleveren. De backoffice medewerkers hoeven niet meer alle gegevens handmatig over te tikken vanaf papier. Op de afdeling Onderhoud werken ze op dit moment nog met Excel voor de verwerking van werkbonnen. Dat programma is foutgevoeliger en alles moet dubbel worden gecontroleerd. Hier gaan ze de voordelen van digitale werkbonnen dus zeker merken.’’
Een ander voordeel dat Jaimie noemt is dat alles digitaal goed wordt bewaard. ‘’Papieren werkbonnen komen op een grote stapel in het archief die na verloop van tijd weg worden gegooid. Door alles digitaal te documenteren kun je gegevens altijd eenvoudig terugvinden. Dit gaat schelen bij alle processen, zoals de facturatie, urenregistratie en de verloning.
Duurzamer werken
Als laatste is het terugbrengen van de reistijd van hun medewerkers een belangrijke overweging voor het bedrijf. ‘’Naast het overkomen van het parkeerprobleem op onze locatie zorgen we met minder gereden kilometers voor minder benzineverbruik, minder uitstoot en dus een aanzienlijke milieuwinst.’’
